Когда на вашем столе беспорядок, становится сложнее следить за тем, что вам нужно сделать. Электронные устройства складываются в стопки, повсюду разбросаны бумаги, а весь рабочий стол завален неиспользованными предметами, которые просто мешают. Однако с помощью нескольких новых инструментов и небольшой организационной смекалки вы можете полностью пересмотреть планировку своего офисного стола с новой конфигурацией, которая повышает эффективность и устраняет беспорядок. Ключ кроется в правильном использовании имеющегося у вас пространства и создании нового пространства там, где оно вам нужно больше всего.
Шаги
Метод 1 из 3: уменьшение беспорядка
Шаг 1. Выбросьте мусор и ненужные предметы
Начните полную очистку от всех надоедливых, посторонних или не относящихся к делу вещей, которые переполняют ваш стол. Сюда входят устаревшие документы, нежелательная почта, пустые коробки и старые или неиспользованные канцелярские принадлежности, а также более очевидный беспорядок, такой как пакеты с едой.
- Убирая свой стол, избавьтесь от всех вещей, без которых вы можете обойтись. Чем больше вы выбрасываете, тем больше у вас остается места для реальной работы.
- Поставьте мусорную корзину рядом со своим столом, чтобы мусор не скапливался.
Шаг 2. Решите, что должно оставаться на вашем рабочем столе, а что нет
Рассортируйте оставшиеся предметы по группам в зависимости от их важности для вашей работы и того, как часто вы их используете. Расходные материалы, которые вы используете каждый день, можно разложить в удобных настольных органайзерах или выбросить в ящики, находящиеся в пределах досягаемости, а несущественные предметы следует переместить в труднодоступное место или полностью выбросить.
- Если вы не знаете, как лучше поступить, начните с ранжирования своих рабочих материалов от 1 до 4 с точки зрения их непосредственности. Элементы, получившие оценку 1, могут оставаться на рабочем столе; предметы с рейтингом 2 могут помещаться в ящики; Те, у кого есть тройки, должны быть помещены в отдельные органайзеры, а те, у которых есть 4, могут быть помещены на хранение.
- Чтобы увеличить ваше общее пространство, вам нужно создать более сфокусированный, минималистичный подход к типам вещей, которые вы храните вокруг себя.
Шаг 3. Уменьшите размер до более обтекаемой обстановки
На вашем столе могут быть предметы, которые вы считаете необходимыми, но которые, тем не менее, занимают больше, чем их справедливая доля в рабочем пространстве. Переоцените громоздкие, громоздкие предметы или предметы необычной формы и подумайте, стоит ли их заменять более компактными и компактными версиями меньшего размера. Например, вы можете найти более компактный источник света, который заменит устаревшую негабаритную настольную лампу.
- Это даст вам удобный повод совершить небольшой поход по магазинам для себя - типы офисных товаров, продаваемых сегодня, как правило, меньше и изящнее по сравнению со своими старыми аналогами.
- Ищите предметы, которые можно использовать для разных целей, например тележку для принтера, которая служит картотечным шкафом, или табличку с именами, на которой также хранятся ручки.
Шаг 4. Сократите личные вещи
Хотя для вашего морального духа может быть полезно держать несколько фотографий ваших детей или различных безделушек поп-культуры вокруг вашего рабочего места, слишком большое количество этих предметов начинает занимать ценное пространство на столе. Они также могут легко отвлечь вас, так как вы будете испытывать искушение остановиться и полюбоваться ими в течение дня.
- Ограничьте свои личные вещи горсткой мелких предметов, таких как портрет семейной собаки в рамке или болвана Гарфилда.
- Ознакомьтесь с рекомендациями вашего работодателя по декорированию, чтобы понять, сколько можно оставить себе.
Шаг 5. Оставьте достаточно места для работы
Центральная часть вашего стола должна быть зарезервирована для вашего компьютера или важных документов. Отрежьте небольшой участок сбоку от стола и используйте его для оформления документов. Дайте себе достаточно места, чтобы не задыхаться, пока вы занимаетесь повседневными делами.
Не позволяйте другим предметам перемещаться в пространство, которое вы отвели для выполнения основных рабочих функций
Метод 2 из 3: оптимальное использование места для хранения
Шаг 1. Используйте свои ящики
Поместите основные принадлежности и наиболее часто используемые предметы в верхние ящики, чтобы они были под рукой. Сюда входят такие вещи, как письменные принадлежности, конверты, важные формы и папки с файлами. Сохраните нижние ящики для запасных принадлежностей, справочных материалов и документов, которые вам нужно просматривать только изредка. Уделите немного больше времени, чтобы организовать содержимое ящиков вашего стола, чтобы вы точно знали, где все находится, когда вам это нужно.
- Запаситесь копировальной бумагой, заправками для картриджей для принтеров, чернильными ручками, скобами и другими предметами, которые вы обычно быстро просматриваете, чтобы создать готовый тайник с расходными материалами.
- Ящики особенно подвержены риску захламления. Просматривайте свои ящики каждые пару недель и избавляйтесь от всего, что вам не нужно, что мешает эффективности компоновки вашего стола.
Шаг 2. Купите ящик-органайзер
Все выдвижные ящики в мире не принесут вам никакой пользы, если сами ящики будут в беспорядке. Прекратите просто бросать вещи на стол и вместо этого используйте органайзер с отсеками, который выполняет работу по сортировке и хранению за вас. Специальные органайзеры будут полезны изо дня в день, поскольку они позволяют вам разделять ваши принадлежности, как вы считаете нужным, сохраняя их вместе в одном месте.
- Промаркируйте различные отделения органайзера ящика, чтобы его содержимое можно было сразу идентифицировать.
- Для особенно больших или заполненных столов попробуйте использовать несколько органайзеров разных размеров и конфигураций, которые позволяют отслеживать ваши расходные материалы.
Шаг 3. Найдите специальное место для электронных устройств
Если ваш ноутбук, планшет или смартфон играет неотъемлемую роль в вашей работе, не стесняйтесь оставлять их, но изолировать в одном углу или в специальном ящике. Таким образом, они не будут рассредоточены по рабочему столу. Старайтесь не полагаться на слишком много устройств одновременно, так как они могут быстро стать обострением, а не помощью.
- Установите «зарядную станцию» рядом с розеткой или электрической полосой, где ваши устройства могут оставаться подключенными и готовыми к использованию.
- В общем, лучше использовать свои цифровые устройства только тогда, когда они абсолютно необходимы. Электроника также вносит свой вклад в умственный беспорядок.
Шаг 4. Держите сумки и портфели в стороне
Рюкзаки, кошельки, сумки для ноутбуков, ланчбоксы и другие переноски громоздкие и занимают много места, поэтому нет смысла накрывать ими стол. Спрячьте эти аксессуары где-нибудь в другом месте, желательно рядом или под столом, где они будут доступны и не будут препятствием. Каждый день по дороге на работу старайтесь складывать все самое необходимое в как можно меньшем количестве сумок.
- Воспользуйтесь шкафчиками или комнатами отдыха для хранения личных вещей, если ваша компания их предлагает.
- При хранении больших аксессуаров на уровне пола старайтесь не загораживать имеющееся пространство для ходьбы.
Метод 3 из 3: введение новых инструментов и ресурсов
Шаг 1. Установите лоток для бумаги
Если вы еще не используете лоток для бумаги, вам не хватает как важного места на столе, так и бесценного инструмента для упорядочивания. Лотки для бумаги имеют несколько уровней, которые можно использовать для разделения входящих, исходящих и текущих документов, что значительно упростит ваш рабочий процесс. Это означает, что вам больше никогда не придется копаться в пачке неупорядоченных бумаг.
- Рассмотрите возможность создания двух отдельных лотков: один для текущей работы, а другой для файлов, которые вам не нужны, но еще не заархивированы.
- Вы также можете использовать лоток для бумаги, чтобы сортировать скопившуюся неотвеченную почту и отвечать на нее.
Шаг 2. Храните документы в ящиках
Бумаги, которые вам не нужны ежедневно, можно заказать, скрепить скобами или положить в манильские папки и спрятать в промаркированных ящиках для хранения. Затем вы можете найти место для этих коробок у себя на столе или в офисе или в специально отведенном для вашей компании хранилище документов.
- Ящики для хранения защитят важные документы от повреждений, разливов, случайного потери или выброса.
- Убедитесь, что все коробки правильно помечены и систематизированы.
Шаг 3. Держите письменные принадлежности в одном месте
Чтобы ручки, карандаши и маркеры не пропали на дне ящика для мусора, сложите их в кучу и сложите в лоток или органайзер для чашек. Сделайте место для органайзера где-нибудь на рабочем столе, чтобы письменные принадлежности всегда были под рукой.
- Выбросьте сломанную, засохшую посуду или посуду без крышки.
- Не забудьте хранить несколько запасных упаковок ручек и маркеров в нижнем ящике на случай, если они закончатся.
Шаг 4. Повесьте рядом небольшую доску объявлений
Вы можете использовать простую пробковую доску объявлений, чтобы наклеивать объявления, наклеивать напоминания и хранить срочные документы на виду. Если у вас есть офис, повесьте доску объявлений на стене где-нибудь на виду. Если вы работаете в общем помещении, попробуйте прикрепить его к перегородке или даже сбоку от стола.
- Доски объявлений занимают очень мало места, поскольку позволяют полностью убирать предметы со стола.
- Размещение личных фотографий или украшений на доске объявлений освободит место на рабочем столе для более важных вещей.
подсказки
- Осматривайте и убирайте, убирайте и реорганизуйте свой стол каждые пару недель. Нет смысла устанавливать новую систему содержания в порядке, если вы ее не придерживаетесь.
- Обратите внимание на свой обычный рабочий процесс и продолжайте оптимизировать компоновку и конфигурацию своего стола. Эффективная организация - это постоянные усилия.
- Всегда сразу выбрасывайте мусор. Чем дольше вы ждете, чтобы выбросить его, тем больше вероятность, что вы оставите его без внимания.
- Если вы работаете в общем пространстве, посмотрите, захотят ли ваши коллеги сотрудничать с вами в разработке мер по экономии места и решений для хранения данных.
