Алфавитный указатель - это основной способ организации документов, позволяющий быстро хранить личные и деловые файлы, получать к ним доступ и управлять ими
Внедряя регистрацию в алфавитном порядке в свою жизнь, вы обеспечите защиту всех документов и легкость доступа к ним. Существует множество правил о том, как подавать документы в алфавитном порядке на английском языке, чтобы сохранить разумную файловую систему. К счастью, начать работу с новыми документами просто, и все же несложно внести изменения, если вам нужно реорганизовать!
Шаги
Часть 1 из 2: подача по алфавиту
Шаг 1. Определитесь с алфавитной системой, которую вы будете использовать
Даже такая, казалось бы, простая вещь, как алфавитный регистр, предлагает несколько вариантов на выбор. Важно, чтобы вы выбрали одну систему и использовали ее постоянно.
- При побуквенном хранении каждая буква в каждом слове рассматривается в порядке появления, игнорируя любые пробелы между словами.
- Пословная запись упорядочивает элементы на основе первой буквы каждого слова подряд.
- При поштучной регистрации учитываются каждое слово, аббревиатура и начальные позиции в соответствии с ними. Обычно рекомендуется использовать единичную систему.
Шаг 2. Сгруппируйте предметы
Когда у вас есть все элементы, которые вам нужно зарегистрировать, решите, как вы хотите сгруппировать файлы. Вы можете выбрать формат словаря, в котором все файлы располагаются в одном алфавитном порядке, независимо от типа файла или элементов, которые он содержит. Вы также можете использовать формат энциклопедии, в котором элементы сгруппированы по типу или предмету, а затем каждая группа расположена в алфавитном порядке.
Если у вас есть много разных типов предметов (рецепты, налоговые квитанции, письма и т. Д.), То может быть полезно использовать формат энциклопедии. Сначала сгруппируйте элементы по типу, а затем расположите элементы в каждой группе в алфавитном порядке. Разделите группы, используя разделители или цветовую кодировку
Шаг 3. Проиндексируйте ваши файлы
Индексирование - это способ размещения каждого раздела заголовка в правильной единице. Чтобы индексировать элементы перед их подачей, вы должны разбить элементы имени каждого элемента и создать новое алфавитное имя, которое может отличаться от стандартного имени. Например:
- Предположим, у вас есть следующие элементы, которые нужно проиндексировать и сохранить: статью о трубкозубах под названием «Ночное кормление трубкозубов», биографию известного эксперта по трубкозубам Джейн А. Доу и рекламную брошюру для выставки трубкозубов Детройтского зоопарка.
- Биография Джейн А. Доу будет индексироваться как «Доу, Джейн А.», поскольку фамилии идут первыми в регистрации. Она будет подана под буквой «D.»
- Статью «Ночное кормление трубкозубов» можно проиндексировать как есть, если выбрать группировку по словарю. Его можно было подать под буквой «N» (от «Ночной»), используя эту группировку.
- В качестве альтернативы вы можете проиндексировать «Ночное кормление трубкозубов» как «Муравьеды, ночное кормление». Это имело бы смысл, если бы вы использовали группировку в стиле энциклопедии, а не просто регистрировали элементы, связанные с трубкозубами. После этого товар будет помещен под «А».
- Рекламную брошюру можно было бы проиндексировать как «Муравьеды, экспонаты (Детройтский зоопарк)». Это будет иметь смысл, если вы ожидаете иметь несколько материалов по экспонатам трубкозубов - например, у вас может быть другой предмет, который будет проиндексирован как «Муравьеды, экспонаты (Толедо Зоопарк)."
- В качестве альтернативы рекламная брошюра может быть проиндексирована как «Детройтский зоопарк (выставка Aardvark)». Это может иметь смысл, если вы ожидаете иметь несколько предметов, связанных с Детройтским зоопарком, или если вы хотите использовать группировку в стиле энциклопедии для хранения предметов по географическое положение.
Шаг 4. Упорядочите файлы в алфавитном порядке в соответствии с их индексированными именами
Общее правило для подачи в алфавитном порядке - расположить элементы в порядке от A (первый) до Z (последний). Используйте все более конкретную информацию, чтобы различать и заказывать отдельные товары. Например:
- Тогда порядок ваших проиндексированных файлов на предыдущем шаге может быть (в зависимости от используемой вами системы): «Доу, Джейн А.», «Детройтский зоопарк (выставка трубкозубов)» и «Ночное кормление трубкозубов» ИЛИ «Муравьеды, экспонаты (Детройтский зоопарк) »,« Муравьеды, ночное кормление »и« Самка, Джейн А. »
- Файл для «Валлаби» будет идти после файла для «Эму». Файл для «Кенгуру» находился между ними, а файл для «Муравьеда» шел перед одним для «Медведя» и одним для «Эму». Это даст вам следующий порядок файлов: «Муравьед», «Медведь», «Эму», «Кенгуру», «Валлаби».
- Если вы затем добавите файл для «Муравьед», он появится после всех файлов для «Муравьед». Поскольку оба начинаются с буквы «А», вам нужно посмотреть на вторую букву каждого слова («N» и «A» соответственно), чтобы определить порядок, а затем расположить файлы на основе этого. Новый порядок будет следующим: «Муравьед», «Муравьед», «Медведь», «Эму», «Кенгуру», «Валлаби».
Шаг 5. Пометьте папки с файлами
Чтобы упростить поиск элементов, пометьте каждую папку с файлами надлежащим индексированным именем элемента (ов), который она содержит. Это также упростит введение новых файлов в правильном порядке.
- Поместите предметы в предназначенную для них папку.
- Вы также можете счесть полезными свои файлы с помощью цветовой кодировки, чтобы повысить удобство использования. Например, если вы используете группировку в стиле энциклопедии, дайте каждой группе отдельный цвет и пометьте каждый элемент / файл в каждой группе соответствующим цветом.
Шаг 6. Задокументируйте систему индексирования и регистрации
Будьте совместимы с вашей системой индексирования и регистрации, какой бы она ни была. Убедитесь, что любой, у кого есть доступ к файлам, знает о системе. Например, вы можете создать и поделиться документом, в котором подробно описаны правила вашей файловой системы. Это поможет каждому эффективно использовать файловую систему.
Шаг 7. Правильно оформляйте новые элементы
Поместите файлы в шкаф в соответствии с индексированными именами и алфавитным порядком в соответствии с используемой вами системой. При необходимости сместите текущие файлы, чтобы разместить новые файлы в нужном месте.
Часть 2 из 2: Работа с особыми случаями
Шаг 1. Сохраните элементы под их значимым сроком
Иногда имеет смысл записывать элементы на основе ключевых слов, независимо от того, в каком порядке появляются слова в заголовке или имени. Это гарантирует, что файл может быть проиндексирован и найден с использованием наиболее логичного термина. Например
«Первый банк Чикаго» можно проиндексировать и зарегистрировать как «Чикаго, Первый банк». «Чикаго» является ключевым термином в этой записи, а не «Первый» или «Банк», особенно если у вас могут быть другие объекты с похожими названиями, например «Первый банк Талсы» или «Чикагский банк и траст»
Шаг 2. Упорядочить имена по фамилии
Типичные стандарты регистрации рекомендуют сначала индексировать людей по фамилии, поскольку фамилия считается значимым термином.
- Таким образом, «Джейн А. Доу» будет проиндексирована и сохранена как «Доу, Джейн А.»
- В конце укажите титулы (доктор, миссис, майор и т. Д.). «Доктор. Джейн А. Доу », например, будет проиндексирована и сохранена как« Доу, Джейн А., доктор ».
- Как правило, имена следует заказывать по буквам по мере их написания. Например, «Макдональд» предшествует «Макдональдсу». Аналогичным образом, «D’ »,« L’,» «Le», «de» и т. Д. Считаются частью названия, а не отдельными единицами. Например, заказывайте файлы Heinlein, Le Guin, L’Engle и Wolfe в таком порядке (а НЕ как «L’Engle», «Le Guin», «Heinlein», «Wolfe»).
- Распространенное исключение из этих правил в отношении имен - это когда имя человека является частью названия компании или организации. В таких случаях следует рассматривать имя человека как единицы в названии компании. Например, «Джейн А. Доу Борьба с вредителями» будет помещена под «J» и НЕ будет индексироваться как «Доу, Джейн А. Борьба с вредителями».
Шаг 3. Игнорируйте артикли, союзы и предлоги
Артикли (такие как «a», «an» и «the»), союзы (такие как «и», «но» и «или») и предлоги (такие как «for», «of» и «In») обычно пропускаются при индексировании и хранении в алфавитном порядке, поскольку они не считаются значимыми терминами. Это так, даже когда они образуют начало названия предмета. Например:
- «Исследование практики кормления страусов эму» будет подано под «E» для «Emu» (значащее слово в названии этого предмета), а не под «A» для «an».
- «Doe and Smith Pest Control» будет помещено после «Doe, Jane A.» Оба индексированных имени начинаются со слова «Доу», поэтому вы переходите к следующему значимому термину в каждом («Смит» и «Джейн» соответственно), чтобы определить порядок файлов. Не обращайте внимания на слово «и», поскольку оно не имеет значения.
Шаг 4. Обращайтесь с сокращениями так, как если бы они были написаны по буквам
При индексировании и хранении элементов вы можете встретить такие сокращения, как «Mfg.» (для «Производство») или «Inc.» (для «Incorporated»). Как правило, вы должны индексировать и хранить элементы так, как если бы эти сокращения были записаны, а не просто как строки букв.
Например, «Jane A. Doe Mining Company» будет помещена после «Jane A. Doe Mfg»
Шаг 5. Запишите цифры как обычно
При хранении элементов в алфавитном порядке вы можете встретить цифры в их названиях. Как правило, это обычные номера файлов, а не так, как если бы они были записаны по буквам. Цифры также ставятся перед буквами.
- Например, «Компания 3М» будет подана перед «100 великих бизнес-идей» (поскольку «3» стоит перед «100»).
- «Великие бизнес-идеи» и «Великие бизнес-лидеры» следует указывать после «100 великих бизнес-идей», поскольку цифры располагаются перед буквами.
- Числа, которые уже написаны, рассматриваются как слова, а не как числа. Например, файлы «100 великих бизнес-лидеров», «Великие бизнес-идеи» и «Двести великих бизнес-идей» должны быть в указанном порядке.
- Однако, если это служит вашим целям регистрации, вы можете сделать исключение и всегда указывать цифры так, как если бы они были написаны по буквам.
Шаг 6. Разберитесь со специальными символами
Необходимо учитывать любые не алфавитные или нечисловые символы, которые встречаются при индексировании и хранении элементов. Однако что делать с этими персонажами, зависит от их типа:
- Пунктуация (например, апострофы, точки и запятые) обычно игнорируется при индексировании и хранении элементов. Например, в таком порядке файлы «Вашингтонский лучший кофе» и «Ярмарка штата Вашингтон».
- Диакритические знаки трактуются как соответствующая буква без диакритического знака. Например, файл «Éclair» как «Eclair», а «Über» как «Uber». Исключение составляют случаи, когда вы подаете документы в соответствии с алфавитом языка, в котором используются диакритические знаки, и в этом случае вы должны следовать обычному алфавитному порядку этого языка.
Шаг 7. При необходимости используйте общее правило «ничего раньше»
Обычно пробелы (включая знаки препинания и другие пропущенные элементы) игнорируются при заполнении в алфавитном порядке. Однако в случаях, когда у вас есть элементы, которые начинаются одинаково, используйте пробел или правило «ничего перед чем-то», чтобы определить порядок подачи.
- Например, файлы «Северо-восточный берег», «Северо-восточное производство» и «Северо-восточный банк» в указанном порядке.
- Точно так же "Доу, Джейн А." будет подано перед "Доу, Джейн А., доктор"
Шаг 8. При необходимости выделите файлы по более подробной информации
В более редких случаях буквенной информации недостаточно для определения порядка файлов. В этих случаях вы должны использовать дополнительную информацию для индексации и заказа товаров. Отметьте эту дополнительную информацию в соответствующих файлах, чтобы вам было легче их различать. Например:
- Если у вас есть предметы для двух разных людей по имени Джейн А. Доу, вы можете заказать их по дате рождения. Таким образом, дело «Доу, Джейн А. (род. 1853)» должно предшествовать файлу «Доу, Джейн А. (род. 1967).
- Вы также можете заказывать товары по географическому признаку, когда вам нужно различать. Если у вас есть файлы для трех разных банков в трех разных местах, и каждый банк называется «Первый объединенный банк и траст», вы можете расположить их в алфавитном порядке в следующем порядке: «Первый объединенный банк и траст (Джорджия)», «Первый объединенный банк и Trust (Оклахома) »и« First United Bank and Trust (Южная Дакота) ».
- Точно так же, если у вас были предметы для двух разных медведей или типов медведей, вы могли бы дополнительно различать их в зависимости от вида, географического положения и т. Д. Например, у вас могут быть файлы на «Медведь, бурый» и «Медведь, гризли» (в таком порядке) или файлы «Медведи (европейские)» и «Медведи (североамериканские)» (именно в таком порядке).
Шаг 9. Опубликуйте исключения и особые правила
Убедитесь, что каждый, кто использует ваши файлы, знает обо всех исключениях из стандартных правил, которые учтены в вашей файловой системе. Это поможет гарантировать, что каждый сможет правильно и эффективно использовать файловую систему.
