Немногие вещи важнее для бесперебойной работы офиса, чем работающая система хранения документов. Независимо от того, есть ли у вас доступ к файлам только вы или вы делитесь ими с сотрудниками, выбранная вами файловая система должна быть организована так, чтобы каждый мог найти то, что ищет. Если файловую систему трудно использовать, вы будете цепляться за бумаги, опасаясь потерять их в файлах, и вскоре у вас на столе будут лежать стопки бумаг.
Шаги
Шаг 1. Определитесь с файловой системой
Что бы это ни было, это должно иметь смысл, чтобы вы точно знали, где находится каждый листок бумаги. Возможны следующие варианты:
- По алфавиту. Эта система лучше всего подходит, когда большая часть ваших файлов будет содержать имена клиентов, пациентов или заказчиков.
- Тема или категория: большинство файловых систем организованы по темам или категориям, что хорошо работает при правильной настройке, но также может сбивать с толку, когда это не так.
- Числовой / Хронологический. Это лучше всего, когда ваши файлы состоят в основном из пронумерованных или датированных материалов, например заказов на покупку или квитанций.
Шаг 2. Заполните ящики для файлов висячими папками
Подвесные папки никогда не снимаются, они служат держателями для манильских конвертов, которые вы извлекаете из ящика.
Шаг 3. Разложите документы по стопкам по категориям
Если куча становится больше, чем на дюйм или два, разделите ее на подкатегории. Если ворс слишком тонкий, объедините его с другим ворсом и переименуйте. Названия стопок должны позволять легко определить, в какую стопку помещается каждый лист бумаги.
Шаг 4. Поместите каждую стопку в манильскую папку и четко пометьте ее
Лучше использовать папки с вкладками по центру, а не смещенными, потому что это делает файлы более аккуратными.
Шаг 5. Поместите манильские папки в висящие папки
Для большинства файлов подойдут обычные висячие папки, но для толстых файлов или файлов, которые вам пришлось разделить на подкатегории, используйте папки внизу окна. Вы можете упорядочить папки, как хотите, но большинство людей на этом этапе используют алфавитную систему.
Шаг 6. Назовите висящие папки такими же именами, как и у манильских папок
Поместите все пластиковые язычки слева от папки, если вы не используете боковой картотечный шкаф. Для боковых файлов, которые перемещаются слева направо при открытии ящика, а не спереди назад, поместите выступы с правой стороны.
Шаг 7. Поместите несколько подвесных и манильских папок рядом с файлами, чтобы вы могли легко добавить папку, если обнаружите, что у вас есть лист бумаги, не принадлежащий к существующей папке
Избегайте слишком толстых или слишком тонких папок. Вы также можете изменить метки папок и перераспределить документы, если решите, что вам нужно изменить категорию.
Шаг 8. В конце года удалите все папки, пометьте свежие манильские папки с одинаковыми названиями категорий и поместите их в файлы
Просмотрите старые папки, чтобы увидеть, нужно ли что-нибудь перенести в текущие файлы, и поместите остальное в свой архив.
подсказки
У вас может возникнуть соблазн раскодировать файлы по цвету, использовать компьютер для печати этикеток с файлами или иным образом сделать файлы более привлекательными. Однако, когда вам нужно внести изменения, например добавить одну папку, вы будете недовольны, если обнаружите, что у вас нет папок нужного цвета или вам придется вручную написать метку файла. Лучше всего, чтобы все было просто
Предупреждения
- Никогда не создавайте кучу разного для того, что вы не можете классифицировать, потому что все в конечном итоге там окажется.
- После того, как вы установили файловую систему, вы должны не отставать от нее. Выделяйте время каждый день, чтобы брать со стола бумаги и хранить их. Не поддавайтесь искушению поставить глубокую корзину поверх ваших файлов, потому что вы просто заполните ее, и она станет другим файлом.
