Организация картотеки может быть сложной задачей, будь то домашний шкаф, заполненный оплаченными счетами и налоговой информацией, или рабочий кабинет, заполненный завершенными проектами и счетами. Организуйте свой картотечный шкаф, избавившись от старых файлов, найдите подходящую для вас файловую систему и постоянно поддерживайте ее.
Шаги
Часть 1 из 4: Удаление старых документов
Шаг 1. Купите шкаф для документов, если у вас его нет
Поищите шкаф хорошего качества, который подходит по размеру для вашего дома или офиса в рамках вашего бюджета. Подумайте о огнестойком и водонепроницаемом шкафу на случай стихийных бедствий, которые могут поразить ваш дом. Пачка таких шкафов можно найти в местных магазинах, мебельных, столярных и торговых центрах.
Шаг 2. Начните просматривать свои файлы
Отложите все, что явно старое или ненужное. Отложите в сторону:
- Квитанции на товары, которыми вы больше не владеете.
- Спам
- Старые счета за услуги, которыми вы больше не пользуетесь
- Деловые письма со старой работы
- Марки вам больше не нужны
Шаг 3. Не бойтесь избавляться от вещей
Хотя некоторые документы, такие как свидетельства о рождении и налоговая информация, очевидно, важны, может быть нежелательная почта или старые квитанции, которые выглядят важными, но на самом деле это не так. Принимая решение, думайте о каждом документе и подумайте, действительно ли он может быть полезен в будущем. Если вы не пропустите его, если он исчезнет на год, вероятно, его можно выбросить.
Шаг 4. Будьте осторожны, выбрасывая вещи на работе
Обязательно спросите своих руководителей, прежде чем что-то выбросить, так как это может быть важнее, чем вы думаете. У вашей компании также могут быть правила относительно того, как долго нужно хранить вещи и как их нужно утилизировать.
Шаг 5. Решите, какие вещи нужно оставить
Обычно это будет зависеть от того, насколько они актуальны или полезны. Будьте осторожны и подумайте, будут ли документы полезны или необходимы в будущем. Если они действительно важны, сохраните их. Налоговую информацию, страховые записи и важные документы храните в течение следующих периодов времени:
- Храните налоговую декларацию в течение 7 лет, а также все квитанции по статьям, вычтенным из ваших налогов. IRS может проверить любую декларацию в течение 6 лет после подачи налоговой декларации.
- Храните страховые записи, выписки по ипотеке и свидетельства о благотворительных пожертвованиях до трех лет.
- Обязательно храните очень важные документы, такие как свидетельства о рождении и браке, карточки социального страхования, титулы, документы и паспорта. Храните их в безопасности и никогда не избавляйтесь от них.
Шаг 6. Измельчите каждый отложенный документ
Выбрасывание неотредактированных документов может сделать вашу личную информацию доступной для всех, кто их увидит. Даже если вы не уверены, является ли документ конфиденциальным, лучше всего его уничтожить, поскольку он может содержать адреса, даты рождения или другую информацию.
Шаг 7. Измельчайте или уничтожайте и цифровые носители
Во многих городах и на предприятиях будут дни, когда местные жители или сотрудники могут принести старые дискеты, компакт-диски или жесткие диски для уничтожения. Они позаботятся о том, чтобы все было сделано правильно.
Часть 2 из 4: систематизируйте важные документы
Шаг 1. Начните систематизировать оставшиеся файлы
Перейдите к столу или большому столу и разложите документы в стопки, которые будут логичными и понятными для вас. Они станут вашими индивидуальными файлами. Составляйте стопки, которые помогут вам найти именно то, что вы ищете. Рассмотрим такие категории для домашних шкафов, как:
- Утилиты
- Авто
- Медицинский
- Домашний питомец
- Бизнес
- Дом
- Налоги
- Финансы
Шаг 2. Спросите коллег о рабочих кабинетах
На вашем рабочем месте могут быть определенные соглашения компании по организации документов. Если нет, храните в хронологическом или алфавитном порядке. Спросите у аккуратных коллег, какие системы лучше всего подходят им.
Шаг 3. Делайте категории простыми
Чем конкретнее вы получите, тем больше у вас файлов, а значит, в вашем кабинете будет больше беспорядка. Сделайте ваши основные файлы более общими, а затем систематизируйте в них документы.
Шаг 4. Решите, по имени или по дате
После того, как вы разложите каждую бумагу в нужную стопку, начните организовывать их так, чтобы их было легко найти.
- Для алфавитных списков, таких как бренды на квитанциях, размещайте товары, начинающиеся с A, вверху стопки, двигаясь вниз до Z.
- Для хронологических документов, таких как даты налоговых деклараций, поместите самые свежие документы вверху стопки, а самые старые документы - внизу.
Шаг 5. Поместите каждую стопку в папку
Положите бумаги так, чтобы документ, находящийся в верхней части стопки, находился в передней части папки. Это сохранит документы в том же порядке, в котором вы их организовали.
Часть 3 из 4: Упрощение поиска файлов
Шаг 1. Четко обозначьте каждую папку
Убедитесь, что надпись на вкладке крупная, разборчивая и понятная для вас и других сотрудников вашего офиса или семьи. Для большей ясности используйте этикетировщик.
Шаг 2. Пусть каждый ящик имеет свою категорию, и также четко обозначьте ее
Разделяйте файлы по ящикам удобным для вас способом, чтобы каждый ящик содержал отдельную категорию. Каждая категория должна содержать связанные файлы, которые помогут вам легче находить нужные объекты.
- Финансовая информация, такая как налоговые документы, инвестиционные файлы и выписки по ипотеке, может храниться в одном ящике.
- Личные документы, такие как свидетельства о рождении, паспорта и медицинские записи, могут быть помещены в другой ящик.
- Инструкции по эксплуатации для различных предметов могут идти в другом.
Шаг 3. Рассмотрите возможность использования цветных папок
Если вы запомните соответствующий цвет, вам будет намного проще найти документы. Если у вас уже есть манильные папки, добавьте к ним цвет с помощью маркеров или цветных маркеров. Цветные этикетки можно использовать более тонко для той же цели.
Шаг 4. Используйте свою цветовую систему для создания подкатегорий в своих ящиках
Например, ящик с информационными материалами можно разделить на папки, такие как «Руководства по электронике», «Руководства по электроинструментам» и «Руководства по расходным материалам для чистки».
Шаг 5. Измените вашу систему, если это не имеет смысла
После месяца или двух использования не бойтесь менять то, что вам не подходит. Перемещайте разные файлы на передний план или разбивайте категории, которые трудно различить. Помните, что ваш картотечный шкаф - это система для вас, и она должна соответствовать вашему рабочему процессу.
Часть 4 из 4: Поддержание организации
Шаг 1. Будьте инициативны, чтобы оставаться организованным
Немедленно обращайте внимание на почту и документы по мере их поступления, и, как только вы с ними разберетесь, сразу же отправляйте их.
Шаг 2. Создайте почтовый ящик на домашнем или офисном столе
Просматривайте входящую почту один раз в день. Так вы ничего не потеряете, и ничего не накапливается. Подача не будет казаться такой рутинной, ее нужно делать понемногу.
Шаг 3. Часто реорганизуйте свой шкаф
Рекомендуется ежегодная реорганизация, и вы даже можете очищать ее ежеквартально, если у вас большое количество файлов. Основным источником беспорядка в картотечных шкафах являются старые документы, которые вам больше не нужны, поэтому при необходимости очищайте и уничтожайте старые документы.
Шаг 4. Рассмотрите возможность преобразования некоторых файлов в цифровой формат
Чем больше документов вы сможете хранить в цифровом формате, тем меньше будет беспорядка в картотеке. Хорошими кандидатами для сканирования являются квитанции, доказательства пожертвований или банковские выписки. Некоторые из них могут быть уже доступны онлайн.
Шаг 5. Сделайте составной документ
В документе объясните, как работает ваша файловая система и где находятся вещи. В случае возникновения чрезвычайной ситуации или непредвиденной проблемы другим пользователям может потребоваться знать, как искать ваши файлы.
подсказки
- Держите шкафы для документов запертыми, если у вас есть любопытные дети или любопытные члены семьи.
- Если у вас возникла проблема с открытием замка, см. Как вскрыть замок картотеки.
- Храните очень конфиденциальные документы, такие как свидетельства о рождении или документы о праве собственности, в сейфе или огнестойком футляре для документов, если вы беспокоитесь, что картотечный шкаф недостаточно безопасен.
Предупреждения
- Если вы живете в зоне, подверженной землетрясениям, прикрутите шкафы к устойчивой стене. Это предотвратит их падение на человека или блокировку двери во время сейсмического события.
- Тщательно загружайте файлы. Если верхний ящик полон, а ящики под ним пусты, он может опрокинуться.
