Организация офисных файлов может быть сложной задачей, особенно если у вас большое количество файлов и документов, но это не должно быть болезненным процессом. Заблаговременное планирование и выбор файловой системы могут помочь вам организовать файлы в соответствии с требованиями вашего бизнеса и обеспечить более эффективный поиск важных документов. После того, как ваши файлы будут в хорошем состоянии, вам нужно будет придерживаться единой системы, чтобы поддерживать ваши файлы таким образом.
Шаги
Метод 1 из 3: разработка системы
Шаг 1. Создайте категории файлов
Первое, что нужно сделать, если вы хотите организовать свои файлы, - это решить, какие основные категории вы будете использовать для сортировки. Различные типы офисов будут иметь разные категории, но общая система одинакова. Вам необходимо разработать систему, которая упорядочивает ваши файлы осмысленным образом.
Например, если вы работаете в адвокатском бюро и вам необходимо систематизировать файлы клиентов, вы можете отсортировать их по общим типам дел: судебный процесс, завещание, корпоративное, административное и другие
Шаг 2. Настройте подкатегории
Внутри каждой отдельной категории вы можете получить более конкретную информацию, разработав список подкатегорий. Любой отдельный лист бумаги, который необходимо подать, можно определить двумя терминами - общей категорией и затем подкатегорией.
Например, если вы настраиваете файловую систему по финансовым вопросам, у вас может быть общая категория «Исходящие платежи», а затем настраиваются подкатегории продавцов, поставщиков, услуг, специалистов и административных расходов
Шаг 3. Используйте систему цветовой кодировки
Звучит просто, но это может быть очень эффективным способом упорядочить файлы для быстрого доступа. Решите, сколько разных категорий у вас будет в вашей файловой системе, а затем используйте это количество папок разного цвета.
Вместо того, чтобы использовать полностью раскрашенные папки, вы можете использовать обычные манильские папки и получить цветные стикеры. Затем вы можете прикрепить стикеры на верхней вкладке, на краю папки или на обоих для большей наглядности
Шаг 4. Пометьте файлы
Теперь у каждого файла в вашем офисе есть свободное место. Вы должны четко и аккуратно написать ярлык на вкладке каждой папки, чтобы вы знали, где она находится. Ярлык каждой отдельной папки должен начинаться с общей категории, а за ней должна следовать конкретная подкатегория. Например, папка, содержащая записи о платежах вашим поставщикам, будет иметь метку «Исходящие платежи / поставщики».
- Этикетки на каждом файле должны быть напечатаны максимально аккуратно и последовательно. Вы можете очень легко купить пакеты программного обеспечения, которые позволят вам форматировать этикетки, чтобы вы могли печатать и печатать их с помощью компьютера.
- Если вы печатаете этикетки на компьютере, вы должны использовать одинаковый размер и стиль шрифта. Если вы печатаете вручную, постарайтесь быть последовательным и максимально аккуратным.
Шаг 5. Отсортируйте файлы по алфавиту
Когда ваша файловая система настроена и вы создали все свои папки, приведите их в порядок. Вам следует отсортировать общие папки по алфавиту. В каждой общей папке подкатегории также должны быть отсортированы в алфавитном порядке.
Вы можете сортировать некоторую информацию по дате, а не по метке темы. Если это так, то вам нужно будет решить для себя, имеет ли смысл сортировать файлы с новейшими элементами впереди и переходить к самым старым или наоборот
Шаг 6. Оставьте несколько дюймов места в каждом ящике для документов
Когда вы устанавливаете свою файловую систему, вам нужно оставить место для роста файлов. Со временем вы, несомненно, получите больше бумаг для добавления в каждую папку. Оставьте место для ваших файлов, чтобы они могли расширяться. В противном случае вам позже придется перемещать целые секции или ящики для файлов, чтобы освободить место.
Метод 2 из 3: сортировка неупорядоченных файлов
Шаг 1. Соберите все материалы, которые нужно подшить
Если вы начинаете со сбора неорганизованных и беспорядочных бумаг, вам нужно будет начать со сборки листов. Найдите рабочее место и соберите все в одну кучу. После этого вы сможете работать над организацией.
Шаг 2. Разделите документы на две группы для «действия» и «подачи»
”В качестве первого шага вы должны создать папку или стопку для всего, что требует немедленных действий. Эти документы не следует подавать в архив, иначе вы можете не забыть выполнить ту работу, которая должна быть сделана. Отложите эту папку с «действиями», чтобы к ней скоро приступили. Затем приступайте к заполнению оставшихся бумаг.
Организуйте файл «действия». Работы, с которыми нужно работать немедленно, следует рассортировать на более мелкие группы в зависимости от работы, которую вам нужно выполнить. Например, настройте такие подкатегории, как звонок, написание, доставка и оплата
СОВЕТ ЭКСПЕРТА
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Шаг 3. Возьмите каждую бумагу по одному разу
Сортируя отдельные бумаги, которые вы храните, принимайте решения по каждой из них, просматривая ее. Возьмите лист бумаги, прочитайте его, решите, к какой категории и подкатегории он относится в вашей файловой системе, а затем уберите его. Такой подход поможет вам обеспечить последовательность в подаче документов и сэкономит время, решая каждый элемент только один раз.
Просматривая каждый предмет, вы должны определить, нужно ли вам вообще его хранить. Если документ - это то, что уже было обработано, и вам не нужно хранить его в качестве записи, то подумайте о том, чтобы выбросить его, а не регистрировать
Шаг 4. Разверните каждый предмет
Большинство бумаг, которые у вас есть, скорее всего, пришли в переписку и, скорее всего, будут в конвертах и сложены. Выньте бумаги из конвертов, распрямите их и подпишите. Такая подача каждой бумаги поможет вашим папкам равномерно поместиться в ящике для файлов, не выпирая там, где складываются сложенные бумаги.
- Решите, нужно ли вам хранить конверты. В большинстве случаев конверты не нужны, и их можно выбросить. Однако, если вы считаете, что вам может понадобиться подтверждение доставки или подтверждение почтового штемпеля, вам следует прикрепить конверт скобами к бумагам и хранить их вместе.
- Несколько листов нужно скрепить вместе. Это предотвратит разделение или потерю вещей. Скрепки предпочтительнее скрепок, потому что (а) они более равномерно помещаются в файлы и (б) у них нет проблемы соскальзывания.
Метод 3 из 3: Обслуживание файлов
Шаг 1. Используйте корзину «В файл»
Когда к вам в офис приходит новая корреспонденция или когда создаются новые документы, вы не сможете отправить ее сразу. Вы должны поместить все, что нужно подать, в одном месте, чтобы быть поданным, когда у вас будет такая возможность. Корзина на столе с надписью «В архив» - хороший способ отложить эти бумаги в сторону, пока вы не будете готовы.
Шаг 2. Назначьте постоянное время для работы над подачей документов
Если можете, назначьте постоянное время каждый день или неделю, когда вы можете работать над заполнением новых документов. Если вы сделаете подачу документов регулярной частью своего распорядка, у вас больше шансов не отставать от этого.
- Например, вы можете выделить последние полчаса каждого дня для хранения дневных бумаг. Если этого времени недостаточно, вы можете попытаться подавать документы дважды в день, непосредственно перед обедом, а затем непосредственно перед отъездом на день.
- Ключи к успеху - последовательность и повторение.
Шаг 3. Убедитесь, что другие пользователи, имеющие доступ к файлам, понимают систему
Если вы единственный человек, использующий ваши файлы, то вы легко сможете поддерживать порядок, который вы создали. Однако, если другим людям необходимо использовать документы в ваших файлах, вы должны убедиться, что они понимают - и следуют - системе, которую вы создали. Наличие файловой системы бесполезно, если документы неправильно заполняются и помещаются в неправильные папки.
Это может быть более эффективным и действенным, если вы предложите получить что-то, что может понадобиться кому-то еще в вашем офисе, а затем попросите их вернуть все напрямую вам. Тогда вы можете быть уверены, что все перекомпилировано правильно
Шаг 4. Храните жизненно важные документы в надежном месте
Некоторые специальные материалы, возможно, придется хранить в отдельных специальных местах. Например, некоторые бумаги, возможно, придется хранить в сейфе или в несгораемом сейфе. Возможно, вам даже придется хранить некоторые материалы за пределами офиса, в банковском сейфе или в офисе юриста вашей компании.
Шаг 5. Регулярно просматривайте свои файлы
По крайней мере, один раз в год или чаще, если необходимо, вы должны выделить время для просмотра ваших файлов. Цель этого обзора - решить, есть ли документы или целые папки, которые можно выбросить или, возможно, переместить в другое хранилище. Если что-то больше не понадобится, вам следует отказаться от этого. Если это то, что вы не собираетесь использовать регулярно, но, возможно, потребуется сохранить в качестве записи, вам следует отправить его в хранилище.
