Если вы работаете с ассоциацией студенческого самоуправления своей школы, вы можете оказаться вовлеченным в планирование танцев возвращения на родину. Школьные танцы - это масштабное мероприятие, и правильное его планирование означает не только выбор тем и декораций, но и балансирование бюджета, бронирование развлечений и помощь в координации большого количества добровольцев. Процесс планирования может быть долгим, но если вы убедитесь, что у вас достаточно помощи, денег и времени, когда вы начнете, вы можете поставить успешный танец возвращения на родину.
Шаги
Часть 1 из 4: вовлечение людей
Шаг 1. Набираем волонтеров
Планирование танца требует больших усилий, поэтому лучше иметь команду людей, которые могут помочь. Сформируйте комитет из 5-10 добровольцев, которые захотят поработать над танцем возвращения на родину.
- Вовлеките классных руководителей. Это простой способ обеспечить равное участие всех классов в процессе принятия решений.
- Набирайте из стороннего студенческого самоуправления. Если ваша организация позволяет, набирайте студентов со всего кампуса, которые хотят принять участие в лидерской деятельности.
- Сотрудничайте с другими организациями, такими как группы поддержки или студенческие лидерские группы. Это предлагает вам большую поддержку со стороны студентов, а также потенциальных волонтеров.
Шаг 2. Создайте базовый список дел
По мере развития танцев этот список может увеличиваться, но это поможет вашей команде не отставать от поставленной задачи. Начать с:
- Дата
- Тема
- Место нахождения
- Украшения
- Диджей
- Фотограф
- Закуски
- Шапероны
- Бюджет
- Советник факультета
Шаг 3. Делегат
Когда у вас появятся волонтеры, важно убедиться, что все они знают, какую работу нужно выполнять. Поручите определенным людям отвечать за определенные вопросы и делегируйте то, что необходимо сделать, нужному человеку.
- Некоторые работы, такие как выбор советника и темы, должны выполняться в команде. Другие, такие как получение котировок от заведений и фотографов, могут выполняться отдельными лицами или небольшими подкомитетами.
- Организуйте группы для освещения мероприятий, развлечений, рекламы и продажи билетов, а также украшения.
- Регулярно проверяйте свою команду. Спросите: «Мы уже закончили?» или "Как у нас дела с поиском ди-джея?" всякий раз, когда ваша команда собирается, чтобы помочь всем сосредоточиться на задаче.
- Настройте систему регистрации, чтобы люди могли сообщать о своем прогрессе. Выделите место, где вы можете написать большой контрольный список того, что необходимо сделать, или ведите общий календарь для вашей группы, чтобы каждый мог сообщать о своем прогрессе.
Шаг 4. Найдите консультанта факультета
Как и другим студенческим группам, комитету по возвращению на родину потребуется консультант факультета. Если он не назначен заранее, найдите учителя, которому вы доверяете или которого рекомендуют другие члены комитета.
Ваш консультант должен участвовать в планах вашего комитета. Держите их в курсе всего, что вы делаете, приглашая их посещать собрания по планированию и предоставляя им заметки о собраниях
Шаг 5. Набираем сопровождающих
Родители-волонтеры важны не только для наблюдения за учениками, но и для помощи в настройке и проведении танцев. Соберите группу добровольцев из родителей, чтобы они помогли вечером на танцах.
- Уточните в своей школе, сколько сопровождающих требуется на одного ученика. Многие школы имеют свои собственные правила, и очень важно соблюдать правила вашей школы.
- Сотрудничайте с ассоциацией родителей и учителей вашей школы, чтобы найти волонтеров. Попросите присутствовать на собрании, чтобы вы могли напрямую представить им возможность и передать список для подписки.
Часть 2 из 4: Планирование танцевальных финансов
Шаг 1. Получите цитаты
Если вы нанимаете ди-джея, получаете угощения, получаете профессиональную помощь с украшениями или нанимаете профессионального фотографа, начните собирать котировки по крайней мере за месяц.
- Спросите о любых доплатах или сборах за оборудование, а также о почасовой ставке. Спросите, что будут поставлять ваши поставщики и что вы ожидаете получить. Например, посоветуйтесь со своим ди-джеем, чтобы узнать, предоставляют ли они звуковую систему, или вам нужно будет взять ее напрокат в другом месте.
- Свяжитесь по крайней мере с тремя вариантами для каждого поставщика, чтобы убедиться, что вы получите конкурентоспособные цены.
Шаг 2. Составьте свой бюджет
Ваш бюджет будет определять многое из того, что вы можете и чего не можете делать. Поговорите с казначеем студенческого самоуправления, чтобы лучше понять, сколько денег ваш комитет может потратить на танец.
- Попросите консультанта вашего факультета проверить бюджет. Посмотрите, внесет ли школа что-нибудь помимо денег студенческого самоуправления.
- Планируйте свой бюджет так, чтобы учесть все, что вам нужно. Используйте расценки, полученные от ваших поставщиков, а также планы бюджета и квитанции за предыдущие годы, чтобы выяснить, сколько будет стоить танец.
- Не позволяйте вашему бюджету превышать имеющуюся у вас сумму. Часто пересматривайте свой бюджет, чтобы убедиться, что вы все в правильном направлении.
Шаг 3. Сбор средств
Если вашего бюджета недостаточно, чтобы покрыть стоимость танца, создайте план сбора средств с вашим комитетом. Изучите несколько вариантов как в кампусе, так и за его пределами.
- Организуйте продажу выпечки в кампусе во время обеденного перерыва, а также до и после школы.
- Работайте с другими студенческими группами, чтобы собрать деньги, проводя такие мероприятия, как автомойка. События, которые позволят вам привлечь внимание к своему сообществу, дают вам больше возможностей для заработка.
- Спросите в местных ресторанах, предлагают ли они вечера сбора средств. Некоторые рестораны могут предлагать программы, по которым определенный процент прибыли за ночь отчисляется студенческой организации. Станьте партнером местной закусочной и распространяйте информацию с помощью листовок, электронной почты и социальных сетей.
Часть 3 из 4: Планирование логистики танца
Шаг 1. Выберите тему
Как минимум за месяц до танца подготовьте тему. Выдвиньте в комитете пять или шесть идей по темам и проведите голосование по всему университетскому городку, чтобы студенты могли выбрать свою любимую.
- Получите одобрение вашего штатного консультанта по любым потенциальным темам. Заблаговременная очистка темы предотвращает возможное неодобрение в будущем.
- Выбирайте темы, соответствующие настроению танца. Если вы хотите более формальный танец, вам больше подойдет тема старого Голливуда. Если вы хотите более непринужденный танец, лучше подойдет что-нибудь вроде Beach Luau.
Шаг 2. Забронируйте место
Будете ли вы танцевать в местном отеле или в школьном спортзале, убедитесь, что вы зарезервировали место как можно раньше. Правильное бронирование комнаты в вашей школе гарантирует, что вы получите необходимое пространство.
- Сделайте копию контракта на место проведения мероприятия или бронирования номера для своих собственных записей, чтобы вы могли ссылаться на нее в любое время, когда она вам понадобится.
- Включите все необходимые удобства в ваше бронирование. Если вам нужен тренажерный зал, ванные комнаты и кухня для хранения прохладительных напитков, обязательно перечислите их все.
Шаг 3. Зарезервируйте своих поставщиков
Закажите своего диджея, фотографа и других, как только будет установлен бюджет. Зарезервируйте на этот раз и любое другое оборудование, которое может понадобиться вашим поставщикам, например звуковые системы.
- Поработайте со своим консультантом по персоналу, чтобы убедиться, что все контракты правильно составлены и включают всю информацию, необходимую вашей школе.
- Сохраните копии любых контрактов или соглашений на рассмотрение вашего комитета.
Шаг 4. Составьте план на день
Прежде чем все станет слишком беспокойным с оставшейся частью возвращения на родину, составьте подробный план того, как вы хотите, чтобы танцевальный день прошел. Установите план на месяц вперед.
- Составьте подробный план вашего помещения и того, как вы хотите его украсить.
- Обрисуйте, куда должен пойти ди-джей, где стоит билетный стол, где должны быть натянуты огни и другие детали.
- Составьте план гардеробной. Решите, где будут храниться пальто, где будет установлен стол и как вы будете маркировать пальто, чтобы они были организованы. Также убедитесь, что у вас есть хотя бы один доброволец, который будет сидеть за столом, и двое, чтобы забрать пальто.
- Назначьте кого-нибудь координатором дня. Этот человек будет общаться с волонтерами в ночь танцев и устранять любые проблемы, которые могут возникнуть.
Шаг 5. Пройдитесь по магазинам
Получите все необходимое для украшения за две-три недели. Таким образом, у вас будет достаточно времени, чтобы найти альтернативу чему-то, если вы не можете найти это на месте. Купите продукты накануне или накануне, чтобы ничего не испортилось.
- Узнайте в местных магазинах, готовы ли они подарить определенные предметы или предложить скидку школе.
- Отложите более крупные или скоропортящиеся продукты. Поговорите с местным рынком о том, чтобы заранее зарезервировать подносы с едой и забрать их в день танцев. Сделайте то же самое с более крупными декоративными предметами, которые вам не удастся легко хранить в университетском городке.
Шаг 6. Продайте билеты
Начните продавать билеты как минимум за две недели до самого танца. Поощряйте продажи рекламными объявлениями в школьных объявлениях, а также баннерами и плакатами на территории кампуса.
- Объявите даты продаж и цены на билеты заранее в школьной газете, во время школьных объявлений, на веб-сайте вашей школы и в социальных сетях.
- Установите стол для продажи до и после школы от получаса до часа, а также во время обеденного перерыва.
- Составьте расписание для волонтеров, чтобы убедиться, что стол всегда укомплектован персоналом. Если нужно, поработайте со своим казначеем, чтобы привлечь других добровольцев.
- Закажите кассу как минимум за неделю до начала продажи билетов. Поговорите со своим казначеем о том, будет ли денежный ящик предоставлен ассоциацией студенческого самоуправления, школьной администрацией или из другого источника.
Часть 4 из 4: Подготовка к танцу
Шаг 1. Подготовьтесь к предыдущей неделе
В большинстве школ к празднованию возвращения на родину проводится неделя духа возвращения на родину. Недели духа часто включают в себя множество мероприятий, поэтому убедитесь, что вы знаете, кто и что будет для вас доступно.
- Обсудите со своим штатным консультантом такое оборудование, как столы и стулья. Убедитесь, что они готовы для вас, по крайней мере, за несколько часов до танцев, чтобы вы могли подготовиться.
- Поговорите с администрацией школы, чтобы убедиться, что у ваших продавцов есть специальные места для парковки, разгрузки и установки. Помните, что тем, у кого есть тяжелое оборудование, необходимо находиться рядом с местом проведения.
- Составьте план на день танца. Работайте со своим комитетом и другими добровольцами, чтобы распределить обязанности, такие как установка стульев и украшение. Убедитесь, что все хорошо знают свое дело.
Шаг 2. Настройте место проведения
Дайте себе и своим волонтерам хотя бы шесть часов, чтобы подготовить танец. Подготовьте как можно больше украшений до прибытия ваших продавцов.
- Пусть диджей, фотограф и сопровождающие приедут пораньше. Покажите ди-джею место, где он будет работать, и проведите фотографа по этому месту.
- Делегируйте обязанности сопровождающим, такие как помощь с гардеробом, наблюдение за танцполом или помощь в борьбе с толпой. Покажите им, где они должны быть, и познакомьте с координатором дня работы.
Шаг 3. Наслаждайтесь танцем
Убедитесь, что у вас и у всех ваших добровольцев есть время, чтобы насладиться танцем. Сделайте перерывы в расписании волонтеров, чтобы у всех было время повеселиться.
- Например, позвольте продавцу билетов на время облегчить вам работу координатора, когда все будут у вас, или попросите сопровождающего стоять в гардеробе, пока дежурные идут танцевать.
- Ваши волонтеры тоже студенты. Дайте им время насладиться своими усилиями.
Шаг 4. Приведите в порядок место проведения
Как только танец закончится, приступайте к снятию украшений и уборке. Узнайте, о чем позаботятся службы вашего учебного заведения, и спланируйте все остальное вместе с волонтерами.
- Услуги по уборке часто включают такие вещи, как уборка пылесосом, мытье полов и уборка ванных комнат. Декорации, столы, стулья и оборудование часто являются обязанностью комитета по возвращению на родину.
- Принесите дополнительные чистящие средства, такие как бумажные полотенца, мешки для мусора, губки и чистящий раствор. Это поможет избавиться от мелких царапин и царапин вокруг места проведения мероприятия.
- Убедитесь, что весь мусор попадает в специально отведенное место для мусора. Спросите в своей школе, нужно ли вам запланировать доставку мусорного контейнера для уборки мероприятия.
- Постарайтесь привлечь как можно больше помощников для уборки. Также неплохо, чтобы волонтеры ходили во время мероприятия и собирали мусор, чтобы потом было меньше дел.
Видео - с помощью этой службы некоторая информация может быть передана YouTube
подсказки
- Убедитесь, что вы как можно больше рекламируете свой танец в школе. Используйте маленькие и большие плакаты вместе с объявлениями в бюллетенях и объявлениями PA.
- Сделайте танец доступным. Это должно быть веселое мероприятие, и студенты не пойдут, если сочтут, что оно того не стоит. Посмотрите на прошлые годы, чтобы узнать, сколько стоят билеты, и постарайтесь не повышать цену более чем на несколько долларов.
- Темы для танцев могут быть любыми: от Ready Set Glow до Under the Sea или Night in Athens. Получите творческие и исходные идеи от студентов.
