Подача документов часто является необходимой задачей на работе и дома. Если вы слишком долго пропускаете регистрацию, вы можете скопить большую пачку бумаги, на сортировку которой уйдут часы или даже дни. Чтобы ваш почтовый ящик был свободным, отсортируйте все бумаги, которые вы получаете ежедневно. Затем создайте файловую систему, которая будет работать на вас. Используйте свою систему для сортировки документов, чтобы вы могли легко получить доступ к важным документам, когда вам нужно!
Шаги
Метод 1 из 3: как справляться с ежедневным наплывом бумаги
Шаг 1. Создайте центральный почтовый ящик для хранения документов, пока вы не сможете их отсортировать
Центральный почтовый ящик - это то место, куда вы кладете все бумаги, которые ежедневно попадают на ваш стол или в почтовый ящик. Это может помочь вам оставаться организованным, пока у вас не будет времени сортировать и обрабатывать каждый элемент.
- Вы можете использовать небольшую картонную коробку в качестве центрального почтового ящика или приобрести для этой цели специальную коробку, корзину или поднос.
- Поместите коробку в угол стола, на стол рядом с входной дверью или где-нибудь на видном месте, чтобы не забыть об этом.
Шаг 2. Ежедневно просматривайте входящие и откладывайте важные предметы
Проверяйте каждый из предметов в своем почтовом ящике один раз в день, чтобы найти предметы, которые требуют вашего немедленного внимания. Сюда могут входить счета, подлежащие оплате в ближайшее время, приглашения на вечеринку или формы с ограниченным сроком действия. Отложите эти предметы в сторону, чтобы сразу о них позаботиться.
Возможно, вы захотите получить вторую коробку другого цвета, чем первая, чтобы складывать в нее срочные вещи. Например, вы можете получить красную рамку, чтобы указать, что это срочно
Шаг 3. Поместите элементы, которые вы хотите подать, в ящик для документов
Держите третий ящик рядом с центральным ящиком для входящих и срочным. Используйте его как точку сбора предметов, которые вы хотите отправить в архив. Это поможет вам держать их в порядке до тех пор, пока вы не будете готовы их подать.
Убедитесь, что это поле другого цвета, чем другие поля. В противном случае вы можете перепутать коробки
Шаг 4. Выбросьте ненужные предметы в корзину для макулатуры
Любая нежелательная почта или другие второстепенные предметы, которые попадают в ваш почтовый ящик, могут быть отправлены прямо в корзину. Идентифицируйте эти предметы, просеивая документы, и сразу же перемещайте их в корзину, чтобы не было беспорядка в вашем почтовом ящике.
- Поставьте мусорную корзину на пол, чтобы не перепутать ее с другими своими ящиками.
- Если какие-либо ненужные предметы содержат личную информацию, уничтожьте их перед тем, как выбросить.
Метод 2 из 3: выбор системы хранения
Шаг 1. Назначьте ежемесячный и ежедневный файл, если у вас много задач
Это известно как файловая система Tickler, и это отличный способ отслеживать, что вам нужно делать каждый день. Назначьте папку с файлами для каждого месяца и папку для каждого дня месяца. Затем вставьте элементы в файлы. Сохраните предметы в соответствии с датами, которые вам нужно над ними поработать.
Например, если вам нужно оплатить счет 23 сентября, вставьте счет в папку на эту дату
Шаг 2. Папки файлов в алфавитном порядке, чтобы важные документы всегда были под рукой
Алфавитный указатель полезен для поиска файлов по отдельным людям, компаниям или предметам. Это может быть идеальным вариантом, если у вас много клиентов, и вы хотите вести дела по каждому из них, или если вам нужен простой способ управления домашними делами.
- Не забудьте сначала указать фамилии людей на ярлыках файлов, например «Джонс, Сьюзан» или «Уотсон, Дэвид».
- Не обращайте внимания на такие слова, как «The», «A» и «An» при подаче заявки по названию компании. Например, если у вас есть клиент, чей бизнес называется «Богиня торта», то подайте заявку в соответствии с буквой «C» в разделе «Торт» и игнорируйте букву «T» в поле «The» при заполнении.
Шаг 3. Выберите числовую систему регистрации для краткосрочных нужд
Если у вас есть краткосрочный проект, по которому вы хотите вести записи, то лучше всего подойдет цифровая система регистрации. Это когда вы присваиваете каждому документу номер и подаете его в соответствии с номером. Однако имейте в виду, что вам также придется отслеживать, какой документ соответствует какому номеру, например, с помощью электронной таблицы.
- Например, вы можете назначить все элементы, полученные в течение недели 14 марта, в папку с файлами с меткой 1, затем все элементы за неделю с 21 марта в файле с меткой 2 и т. Д.
- Другой вариант - пометить файлы по дате и организовать их в хронологическом порядке. Например, товары, полученные 2 мая 2018 г., могут храниться в файле с меткой 5/2/2018.
Шаг 4. Раскрасьте файлы цветом, чтобы упростить поиск нужных элементов
Назначьте цвет каждой категории ваших файлов. Это поможет вам быстро определить категорию файлов.
- Например, красный для счетов за медицинские услуги, синий для налогов и зеленый для страховки.
- Чтобы присвоить цветовой код числовым или алфавитным файлам, назначьте цвет числовому или алфавитному диапазону, например, сделайте файлы 1-25 или A-G зеленым, 25-50 или H-M пурпурным и 50-75 или N-R желтым.
Шаг 5. Включите дополнительную релевантную информацию в папку с файлами
Добавление дополнительной информации для описания содержимого файла или любых необходимых действий также поможет сделать вашу файловую систему более эффективной. Для этого вы можете добавить 1 или несколько из следующих элементов:
- Номер или имя файла
- Заголовок файла
- Дата открытия и закрытия файла
- Название отдела или команды
- Номер компьютерной записи
- Дата утилизации и метод утилизации
Метод 3 из 3: Организация документов в файлы
Шаг 1. Поместите самый последний документ поверх файла
Используйте дату, указанную в документе, чтобы помочь вам в этом. После того, как вы подготовили документы к подаче и настроили файловую систему, вы можете приступить к размещению элементов в файлах. Всегда следите за тем, чтобы самые свежие документы для каждого файла находились вверху, чтобы к ним было легко получить доступ.
Например, если у вас есть досье по страховке домовладельца, вы можете разместить самую последнюю запись о оплаченной вами страховой страховке домовладельца в верхней части файла
Шаг 2. Сохраните приложения к документам, к которым они относятся
Если у вас есть какие-либо соответствующие квитанции или другие документы, которые необходимо хранить вместе с другим документом, обязательно храните их в одном файле. Вы даже можете прикрепить скрепки к обратной стороне документа.
Например, если у вас есть квитанция об оплате счета за электроэнергию, прикрепите ее к счету на случай, если вам понадобится сослаться на нее
Шаг 3. Разложите большие документы в отдельные конверты
Эти конверты можно хранить вместе с файлами, к которым они относятся. Обязательно включите описание содержимого на лицевой стороне конверта. Это поможет устранить беспорядок в ваших файлах и повысить эффективность вашей файловой системы.
Например, если у вас есть чертежи для проекта, над которым вы работаете, вы можете поместить их в большой конверт
Шаг 4. Сохраните исходный документ и утилизируйте все копии
Отсутствие дубликатов поможет избежать путаницы при поиске элемента в своих файлах. Если вы обнаружите какие-либо дубликаты, избавьтесь от них и отправьте только исходный документ.
Если вы не уверены, какой документ является оригиналом, вам может потребоваться подать оба документа, чтобы убедиться, что у вас есть оригинал. Однако старайтесь не делать это слишком часто, иначе ваши файлы быстро разрастутся
подсказки
- Если вы не уверены, сдавать или не сдавать товар в архив, храните его в течение 30 дней, а затем повторно оцените его.
- Сканирование второстепенных документов - еще один хороший способ убрать беспорядок с бумагой, сохранив при этом информацию в документе на случай, если она вам понадобится.
