Как частные лица, так и владельцы малого бизнеса часто нанимают независимых подрядчиков для выполнения как краткосрочных, так и долгосрочных проектов. Имея независимого подрядчика, вам не нужно беспокоиться об удержании налога с заработной платы. Чтобы нанять независимого подрядчика, составьте контракт, в котором четко определены ваши отношения и работа, которую этот человек будет выполнять за вас. После того, как ваш подрядчик завершит работу, убедитесь, что вы заполнили соответствующие налоговые формы и выполнили все необходимые платежи для покрытия компенсации работникам.
Шаги
Метод 1 из 3: заключение юридического договора
Шаг 1. Найдите в Интернете формы или шаблоны
Когда вы составляете контракт на найм независимого подрядчика, вам не нужно начинать с нуля. Государственные учреждения, юридические фирмы и другие юридические службы предоставляют бесплатные формы, которые вы можете скопировать и адаптировать к своим потребностям.
- Вам будет проще адаптировать шаблон, разработанный для независимых подрядчиков из той же отрасли. Например, если вы нанимаете внештатного писателя для создания контента для своего веб-сайта, вам не обязательно использовать шаблон соглашения, предназначенный для строительных подрядчиков.
- В идеале вы должны найти соглашение, предназначенное для использования в штате, в котором вы живете (или где будет выполняться работа), и составленное или рассмотренное адвокатом.
Шаг 2. Определите стороны соглашения
В вашем соглашении должны быть указаны юридические имена вас и вашего независимого подрядчика. Если у независимого подрядчика есть ООО или корпорация, используйте юридическое название бизнеса, а не индивидуальное имя подрядчика.
В контрактах обычно юридические имена произносятся один раз вначале, а на протяжении остальной части контракта стороны ссылаются на общие названия. Например, вы можете называть себя «клиентом», а независимого подрядчика - «подрядчиком»
Шаг 3. Укажите определенный период времени
Как правило, когда вы нанимаете независимого подрядчика, вам нужны его услуги только на короткий период времени. В контракте должно быть конкретно указано, когда договорные отношения начинаются и когда они заканчиваются.
- Даже если вы намереваетесь закончить контракт, когда работа будет завершена, вам все равно нужен договорный крайний срок, к которому работа должна быть завершена.
- Если вы хотите, чтобы отношения были более долгосрочными, проверьте законодательство своего штата или проконсультируйтесь с адвокатом по трудоустройству, чтобы узнать, есть ли в вашем штате какие-либо ограничения в отношении продолжительности контрактов.
Шаг 4. Опишите работу, которую нужно выполнить
Ваш контракт должен включать раздел, в котором конкретно указывается, что подрядчик будет делать для вас, в том числе за что он будет нести ответственность и как будет оцениваться их работа.
- Если подрядчику требуется использовать какие-либо собственные инструменты или ресурсы, включите эту информацию в свое описание работы.
- При необходимости включите любую информацию о том, как выполненная работа будет представлена или доставлена вам.
Шаг 5. Укажите условия оплаты
В одном разделе вашего соглашения должно быть конкретно указано, сколько подрядчику платят за его услуги, а также когда и как вы производите оплату. Включите любые условия, которые вы хотите разместить в окончательной оплате.
- Например, если вы нанимаете подрядчика для реконструкции вашей кухни, вы можете произвести окончательный платеж подрядчику при условии прохождения работ по проверке.
- Укажите способ оплаты. Если вы платите через стороннюю службу, взимающую комиссию, в вашем контракте должно быть указано, несете ли вы или подрядчик ответственность за уплату этих сборов.
Шаг 6. Определите человека как независимого подрядчика
Все соглашения с независимыми подрядчиками содержат юридические формулировки, указывающие, что данное лицо является независимым подрядчиком, а не вашим сотрудником. Он может включать краткое описание обязанностей подрядчика в результате этих отношений.
- В некоторых случаях может быть достаточно просто включить заявление, в котором говорится: «Предоставляя услуги по настоящему соглашению, стороны соглашаются, что Подрядчик является независимым подрядчиком, а не сотрудником Клиента».
- В некоторых штатах может потребоваться определенный язык для создания отношений с независимым подрядчиком. Убедитесь, что любая форма или шаблон, которые вы используете, имеют юридическую силу в вашем штате.
Шаг 7. Подпишите договор до начала работы
Подписание контракта до того, как независимый подрядчик приступит к работе для вас, гарантирует, что контракт будет юридически регулировать выполняемые работы. Если подрядчик приступит к работе до подписания контракта, он может позже заявить, что согласился на другое.
И вы, и подрядчик должны подписать контракт. После того, как все подписи поставлены, сделайте копии подписанного контракта для подрядчика и свои собственные записи
Метод 2 из 3: решение налоговых вопросов
Шаг 1. Используйте форму SS-8, чтобы получить официальное решение от IRS
Если у вас есть какие-либо вопросы относительно того, будет ли нанятый вами человек классифицирован как независимый подрядчик или сотрудник, IRS примет решение за вас.
- Просто назвать человека независимым подрядчиком может быть недостаточно. IRS оценивает факты по трем основным категориям - поведенческий контроль, финансовый контроль и тип отношений - чтобы определить, является ли кто-то независимым подрядчиком.
- Либо вы, либо подрядчик можете подать форму SS-8 в любое время. Вы излагаете факты об отношениях в форме, затем IRS оценивает эти факты и решает, является ли человек независимым подрядчиком или сотрудником.
- Если вы собираетесь подать форму SS-8, сделайте это как можно скорее. IRS может занять до 6 месяцев, чтобы оценить форму и принять решение.
Шаг 2. Попросите подрядчика заполнить форму W-9
Форма W-9 используется для получения полного юридического наименования и налогового идентификационного номера независимого подрядчика. Идентификационным номером налогоплательщика подрядчика может быть его номер социального страхования или идентификационный номер работодателя (EIN).
Когда подрядчик вернет вам свой W-9, храните его в своих файлах не менее 4 лет. Возможно, вам придется показать его в IRS, если возникнут какие-либо вопросы с вашими налогами
Шаг 3. Заполните форму 1099-MISC, если вы платите подрядчику более 600 долларов
Когда вы платите независимому подрядчику, вы должны подать в IRS информационный отчет с указанием суммы, которую вы им заплатили. Фактически ответственность за уплату налогов с этого дохода несет подрядчик.
Вы также можете заполнить форму 1099 и отправить ее сотруднику, хотя от вас это не требуется
Шаг 4. Отправьте все необходимые отчеты вашему штату
В частности, если вы занимаетесь малым бизнесом, вам может потребоваться подавать информационные отчеты в налоговые и трудовые отделы вашего штата, если вы нанимаете независимых подрядчиков.
- Чтобы узнать, какие отчеты требуются, обратитесь в налоговую инспекцию вашего штата или в агентство по трудоустройству вашего штата.
- В штатах могут быть правила, отличные от IRS, в отношении того, классифицируется ли работник как независимый подрядчик или служащий для налоговых или других целей. Узнайте в отделе труда вашего штата или поговорите с местным адвокатом по трудоустройству.
Шаг 5. Ознакомьтесь с законодательством вашего штата в отношении покрытия компенсаций работникам
В некоторых штатах вы должны оплачивать компенсацию работникам независимых подрядчиков. Чтобы узнать наверняка, обратитесь в департамент труда вашего штата.
Обычно вы можете использовать веб-сайт департамента, чтобы узнать, требуется ли вам выплачивать компенсацию работникам. Это может быть список факторов, которые следует учитывать, или инструмент, который вы можете использовать, чтобы быстро оценить, нужно ли вам платить за компенсацию работникам
Метод 3 из 3: выбор независимого подрядчика для найма
Шаг 1. Определите, что вам нужно от независимого подрядчика
Прежде чем вы начнете искать независимого подрядчика, найдите время, чтобы выяснить, какие именно навыки им понадобятся для выполнения вашей работы.
- Наем независимого подрядчика может отличаться от найма подрядчика для выполнения строительных работ или другой должности. Ваши методы оценки их навыков и опыта также будут другими.
- Например, если вы хотите, чтобы кто-то написал контент для веб-сайта вашей компании, вы можете попросить образец письма для оценки. С другой стороны, если вы также хотите, чтобы они разрабатывали ваши информационные страницы, вы можете получить образование или сертификаты в области веб-дизайна.
Шаг 2. Спросите друзей или коллег о рекомендациях
Если кто-то, кого вы знаете и которому доверяете, недавно нанял независимого подрядчика по аналогичным причинам, спросите, кого они использовали. Реферал может сэкономить вам много времени и денег, проверяя чью-то биографию.
- Узнайте, какую работу обычно выполняет независимый подрядчик и сколько им заплатил ваш друг или коллега.
- Спросите конкретно, есть ли у вашего друга или коллеги какие-либо возражения по поводу рекомендации независимого подрядчика или возникли ли у них какие-либо проблемы. Проблема, которая не была для них проблемой, может стать для вас препятствием.
Шаг 3. Сделайте тщательную проверку биографических данных
Даже если вам был рекомендован независимый подрядчик, проверьте отзывы о нем и узнайте все, что можно об их репутации в отрасли. Найдите их веб-сайт в Интернете. Если у них есть портфолио последних проектов, это может дать вам представление о том, подойдут ли они вам.
- Если у них есть какие-либо лицензии или сертификаты, обратитесь в агентство, выдавшее лицензию или сертификат, и убедитесь, что они действительны и имеют хорошую репутацию.
- Существует ряд веб-сайтов, таких как Upwork и Guru, где вы можете рекламировать работу независимых подрядчиков и фрилансеров. Обычно независимые подрядчики затем делают ставки на ваш проект, и вы можете выбрать тот, который хотите использовать.
Шаг 4. Проведите собеседование минимум с 3 независимыми подрядчиками
Общение с несколькими людьми не только поможет вам найти наиболее квалифицированного независимого подрядчика для выполнения вашего проекта, но и позволит вам выполнить работу по разумной цене. Имейте в виду сумму, которую вы готовы заплатить за работу, и разрешите подрядчикам подавать заявки на проект.
- Задавайте вопросы об их прошлом опыте и знаниях в предметной области. Узнайте, реализованы ли у них проекты, похожие на ваш.
- Узнайте имена предыдущих клиентов с проектами, похожими на ваш, с которыми вы можете связаться по поводу подрядчика.
Шаг 5. Подробно обсудите проект
Ваш независимый подрядчик должен иметь четкое представление о том, какую именно работу вы хотите, чтобы он выполнил, за какие аспекты работы он будет нести ответственность и как долго эта работа, как ожидается, продлится.
- В частности, если они работают на других клиентов, хорошо представляйте, сколько часов в день (или неделю) они могут посвятить вашему проекту. Если вам нужно, чтобы они были доступны в определенные часы, сообщите им.
- Четко сформулируйте свои ожидания от проекта и цели его завершения. Если им потребуется принести свои собственные инструменты или ресурсы для завершения проекта, сообщите им об этом заранее.
